Há pouco tempo, podia parecer impossível que iríamos pagar contas pelo nosso celular, escolher um filme para assistir quando quiséssemos na nossa própria TV ou até mesmo ter uma geladeira conectada à internet para buscar receitas, mas a transformação digital incorporou tudo isso às nossas rotinas. Hoje, é impensável viver sem todas essas facilidades. E não é diferente na gestão empresarial.

As organizações que não se atualizam com regularidade perdem um grande diferencial competitivo. O sistema ERP, por exemplo, é um grande aliado para gerenciar o negócio e precisa estar sempre em uma versão que atenda as necessidades da empresa. Como ele é um software que integra todos os dados e processos do negócio em uma única plataforma, possibilitando diversas automações e o armazenamento de informações importantes, se estiver em desacordo com o estágio de maturidade da companhia, pode acabar trazendo sérios prejuízos.

Mas como saber o momento certo para trocar de ERP? Para trazer algumas dicas, convidamos Odair Behnke, Gestor de Operações com o Mercado da WK, organização referência em softwares de gestão empresarial, há 38 anos no mercado. Confira:

À medida que a empresa vai crescendo, mais dados são necessários para manter o negócio girando. Novas áreas são criadas, novas obrigações legais passam a ser entregues, mais colaboradores, mais produtos… Tudo isso implica em mais informações que precisam estar integradas. Alguns ERPs oferecem a possibilidade de planos extras para comportar esses dados, gerando custos maiores e desnecessários para o caixa da empresa. Por isso, vale pensar no custo-benefício de atualizar o sistema atual, o que pode incluir compra de licenças, hardware, contratação de consultorias e treinamento de funcionários para atuar no projeto. Muitas vezes, essa atualização acaba saindo mais cara do que a implementação de um novo software mais completo.

Se o software não integra todos os recursos da organização, sendo necessário o uso de planilhas e ferramentas fora do sistema, pode haver mais chances de erros que podem prejudicar muito a gestão do negócio. Além disso, uma integração incompleta gera desperdício de tempo e de recursos, já que toda empresa tem muitos processos. Quando os que estão sendo feitos de forma “manual” passam a ser efetivamente automatizados, sobra tempo para que o time possa se dedicar ao que realmente importa: a entrega de produtos ou serviços de qualidade, com um bom atendimento aos clientes.

Um grande sinal de que é hora de trocar de ERP é a usabilidade do sistema. Se ele for complicado para o dia a dia da organização, os colaboradores podem ter dificuldades para executar as tarefas, perdendo produtividade e correndo o risco de ter controles paralelos das informações.

Muitos sistemas não oferecem possibilidades de flexibilidade e personalização de regras, o que gera mais gastos para a organização, que vai precisar contratar customizações ou consultorias para atender às necessidades específicas da empresa. Normalmente, os ERPs já vêm com um conjunto de regras de negócios prontas para uso. Mas também é interessante buscar um software que dê liberdade e autonomia para que os usuários possam configurar regras e processos próprios, criar relatórios, inserir novos campos de dados e personalizar telas sem precisar esperar ou pagar por isso.

O ERP é um sistema que pode fazer a diferença na gestão do seu negócio, desde que ele não seja qualquer ERP. 

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